В каждой компании своя специфика работы в зависимости от отрасли и требований руководителя. Это же правило касается секретарей или личных помощников.
Не бывает одинаковых обязанностей для одного специалиста в разных организациях. Об этой особенности подробнее далее.
Профессиональные стандарты для делопроизводителей и секретарей накладывают на специальность ряд необходимых навыков и знаний. Но на практике применение, по крайней мере половины из них, теперь практически редкость.
Руководители сами определяют чем будет заниматься личный помощник, какую работу выполнять и ответственность нести.
Например, исключительно секретарская работа в офисе за столом, выполнение личных поручений или он возьмет на себя большую часть нагрузки от шефа.
Выбор за самим специалистом. Если его все устраивает, то прекрасно. Можно найти свое призвание даже заказывая обеды для начальника.
Однако, не всем подходит такой вариант карьеры. Именно поэтому разграничение обязанностей следует уточнить сразу на собеседовании.
Теперь об отраслях в бизнесе и обязанностях секретаря в них.
Продажа товаров и услуг
В компаниях, что-либо продающих (не важно продукцию или какие-либо услуги), есть своя специфика. Тут нет четкого графика подписи документов руководителем, невозможно всегда держать переговорную свободной и обеспечить всех требуемым.
Работа в офисе кипит и бурлит вокруг секретаря директора. Без подписи начальника или уполномоченного подписывать важные документы лица, бизнес просто встанет. А решение большинства вопросов ложится на плечи секретаря. Ему приходится постоянно находиться в режиме «на телефоне», оформлять командировки, выдавать служебные машины, отправлять документы поставщиками или покупателям и т.д.
Чтобы стать успешным помощником в данной отрасли нужно сохранять спокойствие и получать удовольствие от происходящего.
Производственные и добывающие компании
Это крупные предприятия или скорее корпорации, в которых есть головной офис и производственные площадки. В каждом из них свои секретари и даже целые службы секретарей.
Где каждый специалист-секретарь проводит свой рабочий день по-разному.
Секретарь директора предприятия не занимается мелкими поручениями и оформлением текущих производственных бумаг, он специалист другого ранга.
В его обязанностях встреча высокопоставленных гостей, иностранных партнеров, организация деловых встреч и приемов.
Такой помощник на пять с плюсом знает деловой этикет и международный протокол.
Компании «творческие»
К данной отрасли относятся рекламные и дизайнерские агентства, IT и HR компании, издательства и редакции, художественные галереи, театральные или танцевальные студии,
event, кино и фото-студии.
Особенность работы в такой компании — ненормированный график и творческие люди вокруг. Они работают даже в ночное время, исчезают когда особенно нужны и весьма требовательны ко всем.
Задача секретаря организовать работу компании таким образом, чтобы рабочий процесс двигался в нужное русло и не останавливался ни на секунду.
Например, ставить четкие сроки по выполнению работ и сдачи отчетов, требовать укладываться в рамки установленного бюджета и т. д.
Работа в творческой компании подходит любителям этой сферы деятельности и обладающим сверх-способностями устранять хаос.
Детские сады, школы, ВУЗы, колледжи
Отрасль образования наверное одна из самых трудных для секретаря. У каждого директора, ректора или декана есть свой секретарь. Которому крайне тяжело, с одной стороны подстроиться под своего высоко-образованного начальника, а с другой отбиваться от студентов.
У такого специалиста ежедневного личного общения гораздо больше, чем телефонных звонков в компаниях с продажами.
Но плюсы все же есть — это престиж, карьерный рост и прекрасное резюме.
Если еще несколько отраслей: суды, адвокатские кабинеты и службы, нотариат, военные и армейские организации. Но об этом расскажем уже в следующей статье.
Хотите узнать больше о профессии секретарь? Записывайтесь на наши курсы и приходите учиться.
